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湖北省法律援助案件档案管理办法

发布时间:2015-08-11 来源:湖北省司法厅门户网站 阅读次数: 【字体:

第一章     总   则

  第一条  为加强和规范法律援助案件档案管理工作,根据《中华人民共和国档案法》、《湖北省法律援助条例》、司法部《律师业务档案立卷归档办法》、《律师业务档案管理办法》的规定,制定本办法。

  第二条  本办法所称法律援助案件档案,是指法律援助机构在开展咨询、代书、和解与调解、辩护与代理、司法鉴定援助和公证援助等法律服务活动中直接形成的对案件质量管理、案件补贴发放及财务审计监督、法律援助宣传与成果展示等具有保存价值的各种文字、图表、音像或其它形式的历史记录。

  第三条  法律援助人员承办法律援助案件形成的各种记录,应按照本办法规定的要求立卷归档。

  第四条  各级司法行政机关和法律援助机构应加强法律援助案件档案管理,配备专职或兼职档案管理人员,负责法律援助业务档案的集中统一管理。

  第五条  本办法适用于全省各级人民政府在司法行政部门设立的法律援助机构的法律援助行为。

  

第二章    法律咨询(12348法律援助咨询专线)

  第六条  咨询案件档案表现为台帐记录或电子档案。台帐记录应使用A4纸张,以100的整数倍为总数,按页码顺序装订成册。台帐封面标注法律援助机构名称和日期。电子文档按平台运行软件提供的格式保存。

  第七条  法律援助机构收到的所有电话咨询、信件咨询、网上咨询,及申请人至法律援助机构当面咨询和法律服务人员上门咨询等,都应有台帐记录,保存有电子文档的网上咨询除外。不同案件应分别记录,一般不共用同一页面。

  法律咨询的信件应当集中保管。

  第八条  咨询案件台帐记录的主要内容是:

  (一)申请人的基本信息,主要包括姓名、性别、年龄、身份证明、健康状况、住所、联系电话等;

  (二)咨询方式(电话咨询、信件咨询、当面咨询、上门咨询、网上咨询)和日期;

  (三)申请事项的法律性质分类,具体为:民事(婚姻家庭、人身伤害、交通事故、医疗损害、劳动争议、工伤事故、其他)、刑事、行政复议或诉讼、国家赔偿、其他;

  (四)咨询问题摘要;

  (五)解答内容摘要;

  (六)处理意见或建议;

  (七) 申请人签名;

  (八)接待人员签名。

  

第三章    代书、和解、调解、仲裁与诉讼

  第九条  代书、和解、调解、仲裁和诉讼案件档案材料包括申请受理材料和案件承办材料。

  第十条  当事人提出申请的案件,受理材料包括下列范围:

  (一)法律援助申请表;

  (二)身份证复印件或者其他有效身份证明,代理申请人有代理权的证明;

  (三)经济困难证明;

  (四)与所申请法律援助事项有关的材料;

  (五)法律援助审批表;

  (六)法律援助决定书、不予法律援助决定书或其存根复印件;

  (七)法律援助决定书或者不予法律援助决定书送达回执。

  第十一条 申请人对不予法律援助的决定提出异议,经司法行政部门审查的,受理材料还包括以下范围:

  (一)复查申请书;

  (二)司法行政部门审查决定书复印件;

  (三)审查决定书送达回执。

  第十二条 人民法院指定辩护的案件,受理材料包括以下范围:

  (一)人民法院指定辩护通知书;

  (二)起诉书副本或者判决书副本;

  (三)给予法律援助决定书或其存根复印件;

  (四)法律援助决定书送达回执。

  第十三条  案件承办材料包括下列范围:

  (一)法律援助指派函;

  (二)法律服务机构批办单;

  (三)委托代理协议、授权委托书;

  (四)起诉书、上诉书、申诉书、行政复议申请书、国家赔偿申请书、答辩状等法律文书复印件;

  (五)会见受援人、当事人、证人谈话笔录;

  (六)受援人提供的证据材料和调查收集的其他证据材料的复制件,对不能附卷归档的实物证据,承办人员可将其照片及证物的名称、数量、规格、特征、保管处所、质量检查证明等记载入卷;

  (七)重大疑难案件集体讨论记录;

  (八)诉讼保全申请书、证据保全申请书、先予执行申请书和法院裁定书(未申请的除外);

  (九)出庭通知书;

  (十)庭审笔录;

  (十一)辩护词、代理词、法律意见书;

  (十二)判决书、裁定书、仲裁裁决书、调解协议、和解协议、行政处理决定、行政复议决定等法律文书副本或者复印件。

  (十三)其他与承办案件有关的材料;

  (十四)结案报告;

  (十五)征求受援人意见表;

  (十六)办案补贴发放记录。

  第十四条 法律援助案件终止的,应当将受援人要求终止法律援助的书面情况说明、或承办人关于终止法律援助的记录、报告材料,及法律援助机构作出的终止法律援助通知书或其存根复印件等一并归入卷宗。

  第十五条 司法鉴定援助和公证援助案件档案材料参照诉讼与代理案件的规定。

  

第四章    立卷与归档

  第十六条 法律援助档案卷宗由承办人员按照司法部、国家档案局制定的有关规定和本办法立卷归档。

  第十七条 法律援助案件卷宗以件为单位,按年度和一案一卷一号的原则立卷,依法律援助机构收到案件卷宗的顺序编号。法律援助案件结案时应认真填写卷宗目录,做到卷宗目录与卷内材料顺序一致。

  第十八条 法律援助案件档案编号分为五段:第一段是年度,并填写于小括号中;第二段是设立法律援助机构的本级行政区名称第一个字,省级为湖北省简称;第三段为案件类型简称,即民、或刑、或行;第四段为“援字”二字;第五段为案件序号,即“第×号”。各段之间无标点符号。如武昌区法律援助中心2012年第1号民事案件编号为:(2012)武民援字第1号。

  第十九条 立卷时,案件材料要进行整理。破损的材料要修补或复制;未留装订线的材料应粘补加边;字迹难以辨认的应附上抄写件;卷面及所有结案材料统一使用A4规格纸张,小于卷面的材料,应粘贴在A4规格的白纸上,大于卷面的材料应将超出的部分规范折叠,保持卷面边缘的整齐;文书材料上的金属物品应全部清除。

  第二十条 法律援助案件材料编号以案件受理、承办结案的先后时间,以及文件材料的内在联系为序归卷,逐页编号。页号位置在每页正面的右上角,背面的左上角,并在卷宗目录中标明每份材料所在的页号。

  第二十一条 案件档案卷宗统一在左侧装订,使用棉线绳,三孔一线;也可采用其他符合档案管理规定的方法装订。

  第二十二条 法律服务人员在办结法律援助案件后,应当及时按要求将案件材料装订成卷送交法律援助机构办理归档手续,统一管理。

  第二十三条 法律服务机构和法律服务人员在办结案件后,不按要求装订案卷材料,并拒绝办理归档手续的,视为没有办理该项法律援助案件。

  

第五章    档案接收与管理

  第二十四条 法律援助机构对经审查合格的案卷,应当办理移交手续;对不符合立卷标准的案卷,应退回办案单位进行补正,经重新审查合格后,办理移交手续;对不符合立卷标准又拒绝按要求改正的卷宗不予办理移交手续。

  第二十五条 法律援助档案管理人员应将档案卷宗装入档案盒内,并在卷盒封面和背脊注明时间、种类、案号,便于查阅。

  第二十六条 法律援助档案管理人员应当熟悉档案情况,做好保管和防护工作,履行档案管理职责,因失职造成档案丢失等情况的,追究失职人员责任。

  第二十七条 法律援助档案管理人员,要对法律援助业务档案分不同的保管期限,按结案时间顺序编写《案卷目录》。

  

第六章    档案查阅与借阅

  第二十八条 凡因工作需要,调阅案卷者,应持单位介绍信和工作证,经法律援助机构负责人批准后可以调阅。

  第二十九条 凡涉及国家机密或个人隐私的档案一般不得查阅。特殊情况必须查阅的,应当报同级司法行政部门批准。

  第三十条 摘抄档案只能摘抄判决书、裁定书和调解书等有关的公文,若要摘抄其他材料,应当经法律援助机构负责人批准。

  第三十一条 法律援助案卷原则上不得外借,若遇特殊情况必须外借,应当经法律援助机构负责人批准。

  第三十二条 查阅或借阅档案都必须在借阅表上注明借阅人姓名、借阅的案号、查阅日期以及借阅归还日期,并由借阅人签字。

  第三十三条 档案管理人员必须严格遵守保密制度,保守国家机密和当事人秘密。不得违反制度向任何人提供档案和扩大利用范围,不得向他人泄露档案的内容。

  

第七章    档案保管期限

  第三十四条 法律援助业务档案的保管期限,参照司法部、国家档案局《律师业务档案保管期限表》,并同时考虑档案使用价值、降低保管成本等因素确定。

  第三十五条 鉴于法律援助仲裁、诉讼案件档案均为仲裁机构、人民法院案件档案的复制件,其主要功能是供财务、审计监督和法律援助工作展示与宣传使用。为降低档案保管成本,法律援助仲裁、诉讼案件档案在财务、审计监督工作完成后,保管五年。五年后,是否需要延长保管期限,由各单位根据工作展示与宣传等实际需要确定。

  咨询接待台帐或电子文档、代书案件档案保管5年,和解、调解等案件原始档案保管20年。

  第三十六条 法律援助档案目录登记簿、档案移出登记簿、档案销毁登记簿列为永久保管。

  

第八章    档案鉴定与销毁

  第三十七条 对超过保管期限的档案要定期进行鉴定。鉴定由法律援助机构负责人、档案管理人员和法律援助人员组成鉴定小组共同进行。

  第三十八条 对经鉴定仍有保存价值的案卷,应采取提高保管期限档次的办法延长保管期限。对确无保存价值的档案应登记造册,连同销毁报告一并报同级司法行政机关,经书面批准后销毁。

  第三十九条 为防止遗失和泄密,销毁档案应由两人负责监销,监销人应在销毁清册上签字。

  

第九章    档案统计与移交

  第四十条 法律援助机构应建立法律援助业务档案统计制度,对档案的收进、移交、保管、利用等情况进行统计,并按规定向有关上级机关报送档案管理工作基本情况统计表。

  第四十一条 法律援助机构列为永久保管的档案,在本处保存十年。保存期满后,连同案卷目录(一式三份)和有关检索工具、参考资料,一并向同级档案馆移交,对移交的档案,一律填写移出登记簿。

  

第十章    档案保护与防护

  第四十二条 放法律援助业务档案的房屋,应坚实、防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防虫、防光、防污染,室内要保持清洁、整齐、通风。

  第四十三条 档案库房要专用,不得存放与档案无关的物品。严禁在档案库房内外存放易燃、易爆物品。

  第四十四条 随卷归档的录音带、录像带等音像档案,应单独存放保管、防止磁化,并根据保管期限定期复制。

  第四十五条 档案管理人员应定期对档案进行检查和清点,对于破损、虫蛀、鼠咬、变质、字迹褪色的档案要及时采取防治措施,并进行修补和复制。发现案卷丢失的,应立即向有关领导报告,并积极查找。

  第四十六条 档案管理人员调动工作时,应在离职前做好档案移交工作,办理交接手续。

  

第十一章    附  则

  第四十七条 本办法未作规定的事项应根据司法部《律师业务档案立卷归档办法》和《律师业务档案管理办法》的规定执行。

  第四十八条   本办法自发布之日起实施。